Základní pravidla postupů souvisejících se zpracováním osobních údajů samostatným advokátem
Čl. 1
(1)
Advokát JUDr. Josef Šperk, ev.
č. ČAK 07671, se sídlem Hořice, nám. Jiřího z Poděbrad čp. 157, PSČ 508 01, v souladu s nařízením
Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně
fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu
těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně
osobních údajů, dále jen „GDPR") provedl revizi vlastních postupů nakládání
s osobními údaji během výkonu své advokátní praxe a jako výsledek jejich
sumarizace tímto deklaruje základní pravidla postupů souvisejících se
zpracováním osobních údajů.
(2)
Advokát zajišťuje dodržování těchto pravidel při zpracování osobních údajů jeho
osobou, spolupracovníky a v případě dodavatelů - externích zpracovatelů
osobních údajů má smluvně zajištěny záruky odpovídající ochrany dle čl. 28 GDPR.
Čl. 2
(1)
Advokát zpracovává osobní údaje výhradně v souladu s právními důvody
stanovenými v čl. 6 GDPR, pouze v nezbytném rozsahu a po nezbytnou dobu. Účely
zpracování osobních údajů a dobu jejich zpracování eviduje advokát pro
jednotlivé agendy v záznamech o činnostech zpracování podle čl. 30 GDPR.
(2)
K osobním údajům mají přístup pouze osoby, které s nimi potřebují nakládat
při plnění svých úkolů a povinností pro advokáta. Tyto osoby zachovávají o
osobních údajích, s nimiž se seznamují, mlčenlivost, tato povinnost je smluvně
garantována.
Čl. 3
(1)
Advokát v souladu s předpisy o advokacii a obvyklými standardními
zvyklostmi v oblasti advokacie garantuje příslušné zabezpečené zpracování
osobních údajů a přijímá opatření k zabezpečení osobních údajů, a to zejména:
a)
zajištění přítomnosti osoby uvedené v čl. 2 odst. 2 v prostorách, kde jsou
zpracovávány osobní údaje, po dobu, kdy jsou tyto prostory přístupné jiným
osobám, popřípadě uzamykání listin s osobními údaji, pokud osoba uvedená v
čl. 2 odst. 2 není v této době přítomna,
b)
uzamykání prostor, v nichž jsou uchovávány osobní údaje,
c)
ochrana přístupu k výpočetní technice, jíž se zpracovávají osobní údaje,
individuálními silnými hesly a ochrana těchto hesel před vyzrazením,
d)
ochrana výpočetní techniky antivirovými programy; to platí také pro přenosná
zařízení, pokud jsou pro ně takové programy běžně dostupné,
e)
další vhodná opatření pro ochranu přenosné výpočetní techniky nebo
přenosných úložišť dat (například neustálý dohled, zamčený přepravní obal,
folie na displeji, zaheslování dat, osobní manipulace s úložištěm při
kopírování dat do jiného přístroje),
f)
zaheslování souborů s větším množstvím osobních údajů nebo se snadno
zneužitelnými nebo citlivými osobními údaji v případě odesílání souboru
e-mailem nebo jeho uložení na sdílené úložiště a v případě nutnosti
předání těchto souborů sdělení hesla jiným komunikačním kanálem, než byly
odeslány (telefon, sms).
(2)
Advokát dbá na řádné plnění povinností podle předpisů upravujících archivnictví,
dodržuje zákonné lhůty pro ukládání dokumentů a archivaci, a dále včas a řádně
provádí skartační řízení.
Čl. 4
(1)
Advokát naplňuje veškerá práva subjektů údajů. Vyřizování všech žádostí
subjektů údajů je v souladu s předpisy o advokacii, tzn. nesmí být
ohroženy zásady a principy výkonu advokacie, zejména povinnost mlčenlivosti
vyplývající z § 21 zákona o advokacii a další povinnosti vyplývající ze zákona,
etického kodexu a dalších kamerálních norem.
(2)
Advokát dále zejména:
a)
vede záznamy o činnostech zpracování podle čl. 30 GDPR,
b)
zajišťuje informování subjektů údajů podle čl. 12 až 14 GDPR.
c)
naplňuje další práva subjektů údajů podle čl. 15 až 22 GDPR,
d)
provádí ohlašování a oznámení porušení zabezpečení osobních údajů podle čl.
33 a 34 GDPR.
(3)
Návrhy záznamů, informací, vyřízení žádostí/stížností a ohlášení a oznámení
podle odstavce 2 jsou uloženy u advokáta.
(4)
Subjekty údajů mohou svoje žádosti/stížnosti pro uplatnění práv popsaných
v odstavci 2 uplatnit u advokáta, zejména zasláním prostřednictvím
emailové adresy advokáta či písemně na sídlo advokáta.
Čl. 5
(1)
Advokát provedl analýzu rizik zpracování osobních údajů a přijal přiměřená
technická a organizační opatření pro zabezpečení zpracování, jak jsou popsána
výše. Analýza rizik obsahovala následující závěr: zpracování osobních údajů
nepředstavují vysoká rizika pro práva a svobody dotčených subjektů údajů, a
tedy není nutné vypracovat posouzení vlivu na ochranu osobních údajů („DPIA").
(2)
Advokát provedl posouzení zpracování OÚ z pohledu čl. 37 GDPR. Advokát
nenaplňuje podmínky pro jmenování pověřence pro ochranu osobních údajů (dále
jen „DPO") v souladu s recitálem 91 GDPR a nemá povinnost DPO
jmenovat. DPO proto nebyl u advokáta jmenován.
(3)
Advokát kromě záznamů o činnostech zpracování dle čl. 30 GDPR vede evidenci
případných souhlasů se zpracováním osobních údajů, pokud pro zpracování
osobních údajů neexistuje jiný právní titul a evidenci případů porušení
zabezpečení osobních údajů.
(4)
Advokát pravidelně, nejméně jednou ročně, vyhodnocuje plnění pravidel
ochrany osobních údajů, vč. technických a organizačních opatření a přijímá
opatření k nápravě, příp. dle potřeby aktualizuje interní dokumentaci
související s ochranou osobních údajů.
Tato pravidla byla
přijata 25. 5. 2018.
Podpis: Josef Šperk
Příloha smlouvy
o poskytování právních služeb
Informace pro
klienta při přijetí osobních údajů advokátem
Správce
osobních údajů
Jméno: JUDr. Josef Šperk,
advokát
IČO: 12960829
Adresa:
Hořice, nám. Jiřího z Poděbrad 157, PSČ 508 01
E-mail: info@aksperk.cz
Tel: 493621330
Právní základ
pro zpracování
-
Smlouva o poskytování právních služeb
-
Poskytování osobních údajů je povinností subjektu údajů - klienta
(dále jen "klient"), která
vyplývá zvýše zmíněné smlouvy.
Účel
zpracování
Poskytování právních služeb podle smlouvy uzavřené s klientem
Příjemci
osobních údajů
-
Orgány veřejné moci (např. soudy, správní orgány)
-
Poskytovatelé údržby informačního systému
-
Další příjemci dle potřeb a pokynů klienta
Doba
zpracování osobních údajů
Osobní
údaje budou zpracovávány po dobu platnosti výše zmíněné smlouvy a po jejím
skončení s nimi bude naloženo dle platné právní úpravy, zejm. zákona č.
85/1996 Sb. (zákon o advokacii), zákona č. 499/2004 Sb. (zákon o
archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů) a Nařízení
Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně
fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném
pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (Nařízení GDPR).
Práva klienta
Právo na přístup
k osobním údajům znamená, že klient má právo od správce - advokáta získat
informace o tom, zda zpracovává jeho osobní údaje, a pokud ano, o jaké údaje
se jedná a jakým způsobem jsou zpracovávány. Klient má také právo, aby správce-advokát bez zbytečného odkladu opravil na jeho žádost nepřesné osobní údaje, které se ho týkají. Neúplné osobní údaje má klient právo
kdykoli doplnit. Právo na výmaz
osobních údajů představuje jinými slovy vyjádřenou povinnost správce - advokáta
zlikvidovat osobní údaje, které o klientovi zpracovává, pokud jsou splněny
určité podmínky a klient o to požádá. Klient má právo, aby správce - advokát v určitých případech omezil zpracování jeho osobních údajů.
Proti zpracování, které je založeno na oprávněných zájmech správce - advokáta,
třetí strany nebo je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu
nebo při výkonu veřejné moci, má klient právo
kdykoli vznést námitku. Právo na přenositelnost údajů dává
klientovi možnost získat osobní údaje, které správci poskytl, v běžném a
strojově čitelném formátu. Tyto údaje může následně předat jinému správci, nebo
pokud
je to technicky možné, žádat, aby si je správci předali mezi sebou. Právo
kdykoli odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů se neuplatní, jelikož
osobní údaje klienta jsou zpracovávány z důvodu plnění smlouvy uzavřené s
klientem, nikoli na základě souhlasu se zpracováním. V případě, že bude klient
jakkoli nespokojen se zpracováním svých osobních údajů prováděné správcem -
advokátem, může podat stížnost přímo jemu, nebo se obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů. Více
informací o právech klienta je k dispozici na internetových stránkách Úřadu pro
ochranu osobních údajů. (https://www.uoou.cz/6-prava-subjektu-udaj/d-27276)
